Destrucción de documentos y protección de datos en Colombia
Toda empresa que guarda hojas de vida, contratos, facturas o historias clínicas tiene datos personales en papel. En Colombia hay que protegerlos mientras se conservan y también cuando se desechan: un documento entero en la basura o vendido como papel para reciclar sigue siendo una filtración.
Esta guía resume qué dicen las normas y cómo convertirlo en un procedimiento sencillo. No es asesoría jurídica: para casos concretos, consulta con tu área legal o de gestión documental.
Actualizado el
Qué dice la Ley 1581 de 2012
La Ley 1581 de 2012 es el régimen general de protección de datos personales en Colombia (habeas data). Aplica a toda empresa o entidad que recolecte, guarde o use datos de personas, en papel o en digital.
Uno de sus principios es el de seguridad: los datos deben manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila su cumplimiento y puede imponer sanciones.
La ley no exige un equipo en particular, pero un documento desechado no debería poder leerse ni reconstruirse. Una picadora de papel con el nivel adecuado es la forma más directa de lograrlo dentro de la empresa.
Documentos con datos personales más comunes
- Hojas de vida y documentos de procesos de selección.
- Nómina, contratos laborales y afiliaciones a seguridad social.
- Facturas, extractos y datos de pago de clientes.
- Historias clínicas y resultados de exámenes.
- Copias de cédulas, formularios y autorizaciones de tratamiento de datos.
Entidades públicas: la Ley General de Archivos
Las entidades públicas, y las privadas que cumplen funciones públicas, se rigen además por la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Allí, cuándo y cómo se elimina un documento lo definen las tablas de retención documental (TRD) y los lineamientos del Archivo General de la Nación: la eliminación debe estar aprobada y quedar registrada.
Cuando la TRD indica eliminar, la destrucción física es el último paso. Para archivos centrales con mucho volumen están las picadoras de papel industriales.
Cómo armar un procedimiento de destrucción
- Define qué se destruye: documentos con datos personales o confidenciales que ya cumplieron su tiempo de conservación, además de copias y borradores.
- Elige el nivel de seguridad: P-4 como base para datos personales y P-5 o más para información financiera, jurídica o médica. El detalle está en la guía de niveles DIN 66399.
- Destruye dentro de la empresa: así el documento no sale entero de tus instalaciones ni pasa por manos de terceros.
- Pon la picadora donde se genera el papel: una por área o piso evita que los documentos se acumulen en cajas mientras esperan.
- Deja registro: fecha, tipo de documentos y responsable. Te sirve para demostrar que tomaste medidas si la SIC o un titular lo piden.
Picadora propia o servicio externo
Un servicio de destrucción documental sirve para volúmenes grandes y puntuales, como depurar un archivo antiguo. Para el día a día, una picadora propia evita sacar documentos enteros de la empresa y elimina la espera. Muchas organizaciones combinan las dos.
Si no sabes qué tamaño necesitas, la guía cómo elegir una picadora de papel te ayuda a decidir.